Formulare, die Sie mit Maskito Forms produzieren, können Sie zur Gestaltung effizienter Workflows mit Verbindungen zu relevanten Datenbanken ausstatten, um Daten von dort zu lesen bzw. dahin zu übertragen. Der Maskito FormServer besitzt selbst eine Datenbank, so dass auch Daten zwischen Formulardatensätzen ausgetauscht werden können.
Viele Datensätze, die ein Unternehmen täglich verarbeitet, beinhalten Informationen zu den Kunden, den Produkten, den Lieferungen, zu vertraglichen Vereinbarungen u. v. m. Diese Daten benötigen die Bearbeiter in verschiedenen Kontexten. Damit die Workflows möglichst effizient werden, ist es von großem Vorteil, die benötigten Daten genau dort zu präsentieren, wo die Bearbeiter sich gerade im digitalen Umfeld bewegen und Entscheidungen zu treffen haben. Die Konsultation verschiedener Informationsquellen und die Suche nach konkreten Daten entfällt, indem Sie diese Informationen direkt im Formular bündeln und die Ergebnisse der Bearbeitung passend zurück übertragen. Auf diese Weise vermeiden Sie doppelte Arbeit und verwalten die Daten weiter an zentraler Stelle.
In einem Formular zur Rechnungsstellung sollen anhand von Kundennummern weitere Daten aus der Kundendatenbank ausgelesen und im Formular ausgegeben werden, z. B. die Adresse. Änderungen an Daten in der Kundendatenbank sollen über das Formular erlaubt sein.
- Erstellen Sie mit dem Maskito FormDesigner ein neues Formular oder öffnen Sie ein bestehendes Dokument.
- Generieren Sie im FormDesigner für Ihr aktuelles Formular eine neue Datenbankverbindung zu Ihrer Kundendatenbank.
- Erzeugen Sie im Formular ein Feld für die Eingabe der Kundennummer als eindeutiges Suchkriterium, z. B. eine TextBox. Auf Basis dieser Eingabe sollen anschließend Kundendaten aus der angebundenen Datenbank ausgelesen werden. Anstatt der Kundennummer können auch andere IDs zum Einsatz kommen.
- Stellen Sie weitere Felder im Formular bereit, wo die aus der angebundenen Datenbank ausgelesenen Daten ausgegeben werden sollen, und benennen Sie sie passend. Damit Nutzer des Formulars keine Änderungen an diesen Daten vornehmen, statten Sie diese Controls mit den Eigenschaften
Enabled = False bzw. ReadOnly = True aus.
- Definieren Sie, wann und wie die Datenbankabfrage ausgelöst werden soll, z. B. per Klick auf einen passenden Button, so dass die Daten kontrolliert genau nur so oft wie unbedingt nötig übertragen werden. In der Funktion, welche bei Klick auf den Button ausgeführt wird, legen Sie im DANN-bzw. SONST-Bereich die Datenbankabfrage (SELECT) als Handlungsanweisung fest, z. B. “wie lautet der Firmenname zu der gegebenen Kundennummer”. Nutzen Sie dazu den Datenbank-Assistenten von Maskito Forms als Schritt-für-Schritt-Dialog bzw. gestalten Sie die Abfrage mittels SQL in Textform. Sie können mittels einer einzigen Datenbankabfrage per Datenbank-Assistenten gleich mehrere Felder im Formular belegen.
- Sollen nötige Änderungen von Kundendaten an die Kundendatenbank übertragen werden, bauen Sie diesen Workflowschritt in Ihrem Formular ein. Es empfiehlt sich hier, beim Start des Formulars zunächst den aufrufenden Nutzer zu ermitteln, um auf Basis seiner Eigenschaften Schreibrechte zu gewähren oder zu verhindern, z. B. durch Ein- bzw. Ausblenden eines Buttons sowie durch Aktivieren bzw. Deaktivieren von Eingabefeldern (
Enabled = True). Für die Übertragung der Daten vom Formular in die Datenbank verwenden Sie wieder eine SQL-Anweisung in Textform oder alternativ den Befehl SQL Query, mit dessen Hilfe mittels eines Befehls gleich mehrere Wertzuweisungen zu bewerkstelligen sind (UPDATE, INSERT).
- Speichern Sie Ihr Formular per FormDesigner.